必須向主管與客戶傳達失敗與問題的報告等對自己不利的負面消息時，大家都是怎麼做呢？
負面消息會想盡可能晚點再傳達是人之常情。將這一點反過來利用，即使傳達相同內容時，也能讓對方留下不錯印象的說話技巧就是「減法＋加法話術」這種表達方式。
這種話術是先說負面因素的談話，之後再提正面因素的談話，如此一來聽了負面談話所產生的負面情緒，就能轉變為正面情緒。
此外還推薦重複傳達2個正面消息的「減法＋雙重加法話術」。
「雖然定價稍微貴了一點，」（⤵）「可是加了觸感不錯的○○○成分，」（⤴）「這是本店人氣第一的商品。」（⤴）
像這樣，一開始傳達負面消息後，再重複傳達正面消息，就能有效留下較強烈的正面印象。 靈活運用這種說話技巧，就能積極地展開商談、交涉與業務。在私底下稱讚別人或希望對方多加註意時可以大大地活用。
「緩和氣氛用語」
在你身邊是否有不知為何但「感覺不錯」或「印象不錯」的人呢？請試著仔細觀察一下這些人。他們在與人交談時應該都善於使用「緩和氣氛用語」。
所謂「緩和氣氛用語」是指，在委託或拒絕對方時使印象緩和的詞語。也就是說會替對方著想。
在談話開頭傳達「緩和氣氛用語」，促使對方做好「心理準備」，也有使對話順利的效果。 例如透過電話傳達負責人不在時：「田中正好外出。」與其直接這樣說，不如說：
「不好意思，田中正好外出。」這種說法比較有禮貌。
只是加上這一句話，聽者的印象就會截然不同。
有不少人因為擔心會被討厭而不敢拒絕對方，這時使用「緩和氣氛用語」也很有效。
「星期四下午你有預定行程嗎？」面對這種詢問，與其冷淡地回答：「我有預定行程了。」
加上一句「難得你特意邀我」、「真可惜」、「很不巧」等，附上對邀請的感謝之意，拒絕對方時就不會給人不好的印象。
不要一口回絕，首先要暫時完全接受對方的意見與要求，如此一來對方會覺得自己的主張被接受，並且受到尊重，於是感到安心。之後再拒絕即可。
緩和氣氛用語可以讓人際關係與對話更圓滑，緩和對方情緒的效果也非常顯著，請務必在工作與日常對話中積極地使用。
簡報被選上或被埋沒是依「13個字」決定
簡報中常見的失敗是，原本以為要說結論了，結果重複多次「換句話說……」、「總之……所以……」、「也就是說……」這種導向結論的接續詞，卻遲遲無法下結論。
這種簡報會讓聽者覺得：「你到底想說什麼？」就算仔細準備了資料，要是花上1、2個小時說明，也很難得到預期的結果。
簡報的重點在於，要準確地理解聽者的需求提出方案，並且依此合乎邏輯地發展出架構。此外，必須還要清楚明瞭的「一句話」。尤其要讓需要擔負責任與判斷的經營者與董事，能在短時間內理解企劃的主旨。
那麼，在簡報中選擇的「一句話」該如何決定出來呢？
應該以任何人都能記住的字數──13個字以內為目標。
人一次頂多能夠認知13個字左右。例如yahoo 首頁的標題或電影字幕等，都規定1行只能有13個字。
「這項企劃的優點是，─────────────」「這個商品最大的長處是，─────────────」「採用這個系統3個月後，─────────────」
例如這樣，想像（在破折號部分）加入13個字以內的「一句話」。在習慣前先以20字以內為標準寫看看。
邊強調這「一句話」邊重複傳達，正是進行簡報時的訣竅。
削減縮短為13個字的「一句話」，是導致簡報被選上，或是與其他企劃一起埋沒的關鍵。
